A adoção de tecnologias para a automatização dos processos de negócio, como o “Robotic Process Automation”, ao longo dos últimos anos, apresenta uma curva claramente crescente, sendo uma tendência inevitável no sentido de suprir as necessidades transversais a todo tipo de empresas, presentes em diferentes segmentos do mercado, em termos, tanto da otimização dos custos, como da melhoria dos indicadores de performance, resultando na máxima eficiência dos processos inerentes às operações de cariz administrativo.
O RPA é definido pela maioria dos especialistas como uma tecnologia disruptiva que possibilita a execução mensal, semanal, diária ou até horária, duma forma muito simples, rápida, 100% automática e extremamente precisa, das atividades rotineiras e com grande volume de transações, que sejam realizadas maioritariamente pelas pessoas, consumindo, assim, grande parte do seu tempo útil para concluí-las, transformando por sua vez as operações das empresas, tanto ao nível da performance, como dos resultados do negócio. É muito importante referir que os candidatos mais fortes e diretos (“quick wins”) ao RPA são os processos com as seguintes características:
- Grande dependência da intervenção humana na interação e/ou propagação de informações entre diversas aplicações, quer internas, quer externas, à empresa;
- Elevado número de repetições na sua execução, sendo de pelo menos uma ou mais vezes por dia/semana;
- Grande volume de “inputs” a processar por cada execução;
- Forte possibilidade de modularidade e fácil subdivisão em processos menores e encadeados, a partir da identificação e classificação por tipo de “input” a processar;
- “Inputs”/”outputs” com estruturas fixas por tipologia;
- Reduzido número de variantes, validações e/ou exceções;
- Regras muito rígidas, claras, bem definidas, independente da quantidade, e que, principalmente, descartam totalmente o uso, tanto da intuição, como do bom senso, das pessoas;
- Pouco ou nenhum valor acrescentado para quem os executa, ou seja, a rotina diária, semanal ou mensal que todos sonham em se verem livres o mais rapidamente possível.
O RPA é por norma e “tradição” muito fácil de justificar, em termos do retorno do investimento, quando implementado nas empresas do setor, quer financeiro, quer dos seguros, e, também, em organizações onde predominam os processos rotineiros, com elevados volumes de informação e poucas regras de negócio associadas.
Todavia, é deveras importante reforçar que o RPA também se aplica quando existe um grau de complexidade acrescido. Por esse motivo, para finalidades mais avançadas e diferenciadas, o RPA pode ser combinado e “enriquecido” recorrendo-se às soluções de Inteligência Artificial, elevando-se a fasquia da complexidade, e, assim, viabilizando o seu uso em todos os tipos de processos de negócio que possuam requisitos mais “sofisticados” e “inteligentes”, desde que, como é evidente, o que se pretende automatizar esteja bem identificado, documentado e especificado ao máximo pormenor, no que toca, tanto ao “AS IS” do processo de negócio, como ao “TO BE” do mesmo, que, por sua vez, balizam a transformação tecnológica necessária e definem os requisitos de cada implementação, tais como:
- Frequência de execução;
- Volume médio de transações a processar/execução;
- Tempo necessário (estimado em minutos) por transação/execução;
- Número de pessoas necessárias/execução e o “custo” associado (FTEs);
- Possível modularização em subprocessos;
- “Inputs” e “outputs” por tipologia/subprocesso;
- Possíveis variantes e regras específicas/subprocesso;
- Passos e regras gerais inerentes/variante;
- Pontos de validação/aprovação que requeiram intervenção humana entre subprocessos;
- Possíveis exceções que devem ser tratadas automaticamente e/ou manualmente;
- Sistemas/aplicações envolvidas e soluções de Inteligência Artificial necessárias.
Através do RPA, um vasto conjunto de tarefas repetitivas, que exaustivamente consomem o tempo das pessoas, podem ser automatizadas de forma muito célere e direta, como por exemplo:
- Cobrança e reconciliação;
- Processamento de encomendas;
- Envio massivo de notificações;
- Atualização dos perfis de clientes/funcionários;
- Encerramento de contas;
- Automatização de relatórios;
- Operação e “manuseio” de sistemas/aplicações;
- Tratamento/substituição de folhas de cálculo complexas;
- Extração de dados para tratamento (Big Data);
- Gestão dos Recursos Humanos;
- Analítica Operacional.
QUAL É O FUTURO DO RPA?
O RPA está a evoluir, e as perspetivas futuras parecem cada vez mais promissoras. Esta tendência está a expandir-se globalmente e, por conseguinte, cada vez mais tipos de atividades/processos estão a tornar-se passíveis de automatização, alterando o paradigma e elevando de forma exponencial as potencialidades da força de trabalho digital, especialmente quando o RPA é integrado, trabalhando de forma conjunta em perfeita harmonia, com tecnologias do tipo “Machine Learning”, “Natural Language Processing”, “Intelligent Document Processing” e tantas outras soluções de Inteligência Artificial específicas para as necessidades de cada indústria.
Simultaneamente, ao contrário do que se pensava inicialmente, o RPA está focado nas pessoas na medida em que, ao otimizar os processos existentes e com o consequente aumento de produtividade, os trabalhadores ficarão mais libertos e qualificados para desempenharem tarefas mais relevantes, gratificantes e maior valor acrescentado para o negócio.
Assim, de forma muito resumida, o RPA confere às empresas inúmeras vantagens competitivas em vários aspetos do dia-a-dia do seu negócio, tais como:
- Permite um Retorno do Investimento, em média, inferior a 1 ano;
- Providencia total conformidade legal/fiscal;
- Facilita as auditorias dos processos já automatizados;
- Normaliza os dados e os procedimentos;
- Garante a análise operacional em tempo real;
- Agiliza as operações sem perda do controlo;
- Aumenta a resiliência dos processos;
- Melhora os indicadores de performance;
- Valoriza o capital humano.
CONCRETAMENTE, COMO O RPA PODE AJUDAR A SUA EMPRESA?
Com base na nossa vasta experiência, além de tudo que já foi referido anteriormente, a maior vantagem obtida pelo uso do RPA em todas as empresas é a criação duma “joint-venture” harmoniosa entre pessoas e tecnologia, evidenciada por benefícios, muitas vezes intangíveis, advindos da maior satisfação da equipa e que impulsiona ainda mais os indicadores de produtividade e eficiência.
Em conclusão, o RPA está a tornar-se, sem sombra dúvida, num ativo indispensável à sobrevivência das empresas a longo prazo, pois torna-as mais ágeis e elásticas, providenciando as vantagens competitivas que rentabilizam e otimizam inúmeros aspetos do seu negócio.
